Privacyverklaring

Popkoor Heart and Soul Leiderdorp

De AVG

Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze Europese verordening stelt strenge eisen aan de verwerking van gegevens van personen. Popkoor Heart and Soul draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt.

Welke gegevens verwerken we en waarom?

 

1. Leden

Leden zijn de vaste leden van Popkoor Heart and Soul

Welke gegevens? We verwerken de gegevens van onze leden op twee rechtsgronden, n.l. de uitvoering van een overeenkomst (lidmaatschap) en het gerechtvaardigde belang van het koor (functioneren van het koor).

Voor het lidmaatschap (inschrijven, contributie innen e.d.) zijn volledige naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en bankrekeningnummer nodig.

Voor het functioneren van het koor (repeteren, concerten, koorweekend) zijn naam, e-mailadres, telefoonnummer, datum van inschrijving, aanwezigheid bij repetities, stemgroep en (portret)foto’s nodig.

Hoe lang? Tot maximaal één jaar na beëindiging van het lidmaatschap. Groepsfoto’s archiveren we voor 30 jaar, gelabelde portretfoto’s tot maximaal één jaar na beëindiging van het lidmaatschap.

2. Oud-leden

Oud-leden zijn voormalig leden van het koor. Bij vertrek uit het koor, vragen we leden of ze oud-lid willen worden, wat betekent dat we de contactgegevens bewaren. Willen ze dat niet, dan bewaren we alleen de naam en periode van lidmaatschap.

Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, stemgroep, datum in- en uitschrijving.

Waarom? Zodat we contact met u op kunnen nemen over bijvoorbeeld lustrums of concerten met oud-leden. We vragen u om uw toestemming om deze gegevens te verwerken.

Hoe lang? Tot maximaal vijf jaar na beëindiging van dit lidmaatschap, daarna vragen we weer om explicite toestemming.

3. Relaties

Relaties zijn bijvoorbeeld aspirant-leden, muzikanten, repetitoren, dirigenten en zangers waar we eerder mee gewerkt hebben.

Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres en eerdere samenwerkingen.

Waarom? Zodat we u voor eventuele samenwerkingen kunnen benaderen. We vragen u om uw toestemming deze gegevens te bewaren.

Hoe lang? Voor maximaal 10 jaar.

4. Websitebezoekers

Websitebezoekers zijn personen die onze website popkoorheartandsoul.nl bezoeken.

Cookies. De website van popkoor Heart and Soul is vrij te bezoeken zonder dat u verzocht wordt mee te delen wie u bent. Op de website wordt geen gebruik van cookies.

Formulieren. Vult u een contactformulier in op de website? Dan moeten we die gegevens natuurlijk verwerken en vragen we daarvoor expliciet om toestemming.

Ingelogde gebruikers. De leden van het popkoor krijgen een inlognaam van de beheerder waarmee ze persoonsgegevens van de andere leden kunnen raadplegen. Deze gegevens zijn opgeslagen in een database waar de website gebruik van maakt en die is gehost bij het bedrijf mijndomein.nl. Voor de privacyverklaring van Mijndomein zie https://www.mijndomein.nl/over-mijndomein/privacy.

Hoe verwerken we uw gegevens?

 

Bewaren

De ledenlijsten worden bewaard op de pc’s van de leden van het bestuur van Popkoor Heart and Soul. Ter bescherming van uw persoonsgegevens worden deze particuliere PC’s met passende maatregelen beveiligd om misbruik van uw persoonsgegevens te beperken.

Daarnaast worden de ledenlijsten op papier bewaard bij de leden van het bestuur en de websitebeheerder die door het bestuur wordt aangesteld. Er worden foto’s beschikbaar gesteld aan individuele leden voor promotiedoeleinden. Deze leden zijn zelf verantwoordelijk voor correct beheer en vallen onverkort onder deze privacyverklaring.

Delen met derden

Popkoor Heart and Soul deelt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze alleen indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkingsovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Daarin verklaart de derde partij de privacy-regels van de AVG in acht te nemen. Deze procedure is in overeenstemming met de AVG-voorwaarden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door popkoor Heart and Soul.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@popkoorheartandsoul.nl. We kunnen dan extra informatie vragen om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage dor u is gedaan.

Tot slot wijzen wij u erop dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Alle informatie daarover staat op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Beveiliging

Popkoor Heart and Soul neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beschermd zijn, neemt u dan contact op via info@popkoorheartandsoul.nl.

Tot slot: wijzigingen in privacybeleid. Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Eventuele wijzigingen worden bekendgemaakt op deze pagina.